Literaturverwaltung ohne Software während der Promotion

Warum ist die Literaturverwaltung während der Promotion wichtig?

Eine der zentralen Aufgaben beim Verfassen einer juristischen Dissertation ist das Arbeiten mit bereits existierender Literatur. Selbst bei Forschungsvorhaben in vergleichsweise wenig beleuchtenden Rechtsmaterien kommen schnell hunderte Quellen zusammen, über die es einen Überblick zu behalten gilt.

Wenn man die bereits verwendete Literatur nicht sauber verwaltet, droht man vollständig den Überblick über die bereits verwendete Literatur zu verlieren. Die hätte zur Konsequenz, dass es extrem viel Zeit in Anspruch nehmen würde, dies nachträglich zu korrigieren.

Welche Bestandteile sollte die Literaturverwaltung haben?

• Verwendete Literatur speichern: Um einen guten Überblick über die bereits verwendete Literatur zu haben, ist es wichtig, ein System zu entwickeln, dass es einem erlaubt, die Quellen und deren zentrale Aussagen schnell wieder aufzufinden. Aus unserer Sicht ist es empfehlenswert, zum einen die bereits verwendeten Quellen an einem Ort zu speichern, um auf die Quellen stets erneut zurückgreifen zu können. ‍
• Literaturübersicht: Zum anderen ist es empfehlenswert, eine Literaturübersicht zu erstellen, welche die wichtigsten Aspekte der Quelle (z.B. Autor, Erscheinungsort usw.) enthält. Eine solche Übersicht hat den Vorteil, dass man in einem Dokument einen Überblick über die bisher verwendete Literatur hat. Wenn man etwa meint, eine Aussage zu erinnern, aber nicht mehr weiß, aus welcher Quelle die Aussage stammt, dann hilft eine solche Übersicht, indem man einen Überblick über die gesamte Literatur hat.

Welche Möglichkeiten gibt es für die Ablage der Quellen?

Bei der Ablage der Quellen kann man sich zwischen drei Optionen entscheiden.  

• Physische Ablage: Vorteilhaft an einer rein physischen Ablage ist, dass viele Menschen — insbesondere Juristen — lieber auf Papier lesen. Nachteilig ist hingegen, dass die Lagerung von hunderten Ausdrucken und Kopien viel Platz in Anspruch nimmt und man schnell durcheinander kommt.  ‍
• Digitale Speicherung: Bei der digitalen Speicherung verhält es sich exakt spiegelbildlich. Ein weiterer Vorteil der digitalen Speicherung ist, dass man die Unterlagen durchsuchen kann. Um Dokumente durchsuchen zu können, benötigt man nur wenige Handgriffe, sodass der Aufwand mit den Standardprogramme überschaubar ist. Durchsuchbare Dokumente sind allerdings sehr hilfreich, insbesondere wenn man die Quelle für ein Zitat sucht.  ‍
• Gemischte Ablage: Dagegen lassen sich mit einer gemischten Literaturaufbewahrung die Vorteile der beiden anderen Methoden kombinieren, ohne deren Nachteile in Kauf zu nehmen. Allerdings sollte man dabei bedenken, dass der „Preis“ hierfür ist, dass die Quellen nicht an einem einheitlichen Ort gebündelt sind. Unabhängig davon, für welche Methode man sich entscheidet, sollte man stets die folgenden Punkte beachten.

Tipps für die digitale Ablage

• Ordnerstruktur: Sofern man Literatur digital speichert, bietet es sich an, eine übersichtliche Ordnerstruktur anzulegen. Die wohl geläufigste Methode ist dabei eine Differenzierung nach Kapiteln bzw. Themen. Es bietet sich also an, für jedes Kapitel der eigenen Arbeit einen eigenen Ordner anzulegen. Um die Unterlagen noch übersichtlicher zu strukturieren, bietet es sich an, weitere themenspezifische Unterordner anzulegen, in denen die Literatur dann gespeichert wird. Sofern eine Quelle mehreren Themenbereichen zugeordnet werden kann, ist es hilfreich, die jeweilige Datei einfach mehrfach in den entsprechenden Ordnern zu speichern. ‍
• Hervorhebungen: Sofern man die Highlighter- und die Kommentarfunktion verwendet, um bestimmte Textabschnitte optisch hervorzuheben und sich Randnotizen zu machen, sollte man dann jedoch darauf achten, stets in allen Ordnern die gleiche Version des Dokuments abzuspeichern. Allerdings sind auch andere Ordnerstrukturen praktikabel, so könnte man die Literatur auch beispielsweise nach den Namen der Autoren sortieren.  ‍
• Bezeichnung: Unabhängig davon, wie man die Ordnerstruktur im Detail aufbaut, ist es elementar, dass man sich für ein einheitliches System zur Benennung der Dateien entscheidet, bei dem sich aus den Dateinamen bereits die wichtigsten Informationen zur Quelle entnehmen lassen. So könnte man die Quellen zum Beispiel wie folgt benennen: „Autor_Titel_Jahr“. Alternativ kann man an den Anfang jeder Datei einen kurzen Kommentar mit einer Zusammenfassung einfügen. Der Vorteil einer solchen Zusammenfassung außerhalb der Literaturübersicht hat jedoch bei der digitalen Aufbewahrung einen geringen Mehrwert als bei der physischen, da man ohnehin am Computer sitzt und die Datei mit der Literaturübersicht ohnehin parallel geöffnet sein wird.

Tipps für die physische Ablage

Bei der physischen Literaturaufbewahrung stellen sich ähnliche Fragen. Auch hier stellt sich die Frage, wie man die Quellen sortiert.  

• Verschiedene Ordner: Aus eigener Erfahrung würden wir bei der physischen Literaturverwaltung empfehlen, Ordner und (beschriftete) Trennlaschen zu verwenden.  ‍
• Sortierung: Im Hinblick auf die Struktur empfehlen sich auch hier die beiden Ansätze der Sortierung nach Kapiteln und Themenbereichen oder nach Autorennamen. Ersteres ist aufgrund des erheblich höheren Aufwands bei der Mehrfachablage wohl nur sinnvoll, wenn die Quellen zumindest weit überwiegend eindeutig einem einzelnen Bereich zugeordnet werden können. Daher würden wir bei einer physischen Ablage eher zu einer alphabetischen Sortierung raten und die Themenzuordnung primär in der Literaturübersicht vornehmen. Dennoch kann man die Themenzuordnung auch bei einer alphabetischen Sortierung bei der Ablage reflektiert werden, so kann man z.B. für die Zuordnung zu den unterschiedlichen Themen jeweils farbige Post-Its verwenden.  ‍
• Deckblatt: Alternativ kann man jeder Quelle ein kurzes Deckblatt voranstellen, auf diesem kann man dann knapp die Themenzuordnung und gegebenenfalls eine kurze Zusammenfassung der Quelle notieren. Das Deckblatt ersetzt nicht die Zuordnung und Zusammenfassung in der Literaturübersicht, allerdings kann dies die schnelle Einordnung erleichtern, wenn man eine Quelle in der Hand hat und der Computer gerade nicht eingeschaltet ist.  

Warum ist eine Literaturübersicht wichtig?

Um die anderen beiden Funktionen effektiver Literaturverwaltung zu erfüllen, also einen Überblick über seine Quellen zu behalten und um Quellen und deren zentralen Aussagen schnell wieder aufzufinden, ist eine gute Literaturübersicht unerlässlich. Hierfür bietet sich insbesondere die Verwendung einer Excel-Tabelle an (jedes andere vergleichbare Programm eignet sich selbstverständlich ebenfalls).  

Wie erstellt man eine Literaturübersicht?

Natürlich könnte man auch eine handschriftliche Liste oder eine Word-Tabelle verwenden, allerdings bietet Excel einige unschlagbare Vorteile.  

• Übersichtlichkeit: Grundsätzlich sind Tabellen – und damit auch Excel-Tabellen – sehr übersichtlich. ‍
• Filtern & sortieren: Neben der Übersichtlichkeit einer Tabelle ist der wohl größte Vorteil einer Excel-Tabelle die Möglichkeit, die Tabelleninformationen sortierten und filtern zu können. Zunächst könnt Ihr die Tabelle anhand der Informationen einer beliebigen Spalte, zum Beispiel Erscheinungsjahr, sortieren. Noch nützlicher ist jedoch die Filterfunktion, die es ermöglicht, die Einträge in der Tabelle nach bestimmten Parametern einer beliebigen Spalte zu filtern. So könnt Ihr beispielsweise nur Quellen mit einer bestimmten Themenzuordnung oder eines bestimmten Autors anzeigen lassen. Ferner lassen sich auch in mehreren Spalten Filter einrichten (z.B. Thema und Jahr), sodass eine granulare Auswahl möglich ist.  ‍
• Markierungen: Daneben bietet Excel noch weitere nützliche Funktionen, zum Beispiel, kann man die Einträge auch einfärben, um damit die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Beispielsweise könnte man die ausgewerteten Quellen in einem grünen und die noch auszuwertenden in einem roten Farbton markieren. So lässt sich auf einen Blick ein Überblick gewinnen, wo man aktuell steht. Zudem kann die Möglichkeit, Quellen nach abgeschlossener Bearbeitung grün markieren und die Entwicklung der Farben in der Tabelle beobachten zu können, motivierend wirken.  

Wie baut man eine Literaturübersicht auf?

Die wichtigste Funktion der Tabelle ist, einen Überblick über sämtlichen wesentlichen Informationen über die jeweilige Quelle zu gewähren. Da später im Literaturverzeichnis für unterschiedliche Quellengattungen (Kommentare, Aufsätze, Festschriften usw.) unterschiedliche Standardinformationen notwendig sind, stellt sich in einem ersten Schritt die Frage, ob man mit einem einzelnen Excel-Sheet arbeiten möchte, oder ob man innerhalb derselben Datei für jede Literaturgattung ein eigenes Sheet, mit eigenen Spalten erstellt. Aus Gründen der Übersichtlichkeit würden wir zu ersterem raten und sämtlichen Spalten, die für die jeweilige Quelle nicht notwendig sind, mit einem „N/A“ oder ähnlichem füllen.  

Welche Spalten sollte die Tabelle enthalten?

Im nächsten Schritt stellt sich die Frage nach den Spalten, welche man in die Tabelle aufnehmen sollte. Zunächst muss die Tabelle sämtliche Standardinformationen enthalten, welche Ihr auch im Literaturverzeichnis Eurer Dissertation angeben müsst. Bei der Bestimmung der weiteren Spalten seid Ihr hingegen deutlich freier, wichtig ist allerdings, dass Ihr Euch bereits zu Beginn Gedanken macht, welche Informationen später einmal notwendig werden könnten. Schließlich ist das nachträgliche Eintragen von Informationen deutlich aufwendiger, weil Ihr noch einmal alle Quellen durchgehen müsst.  

• Standardinformationen: Neben den Standardinformationen zum Autor, Titel, gegebenenfalls Band oder Auflage, Erscheinungsjahr und -ort würden wir Euch folgende Spalten empfehlen, wobei die nachfolgenden Spalten weder zwingend notwendig noch abschließend sind.  ‍
• Kurzzitierweise: Aus unserer Sicht hat es sich bewährt, eine Spalte mit der Kurzzitierweise aufzunehmen, die man für die Quelle in der Arbeit vorgesehen hat. Dies vereinfacht die durchgehend einheitliche Zitation, wenn Ihr eine Quelle mehrfach an unterschiedliche Stellen in Eurer Dissertation verwendet. Außerdem könnt Ihr eine Spalte aufnehmen, ob Ihr die Quelle bereits ausgewertet habt oder nicht. Im Verlauf der Dissertation sammeln sich häufig Quellen, die man noch lesen möchte bzw. muss. Dabei läuft man Gefahr, dass man diese Quellen vor dem Hintergrund der schieren Anzahl der Quellen wieder aus den Augen verliert. Um das zu verhindern, kann man solche Werke zumindest mit Titel und Autor in die Literaturübersicht aufnehmen und vermerken, dass dieses noch bearbeitet werden muss. Dabei kann man neben den Kategorien „ausgewertet“, „nicht ausgewertet“ noch eine Zwischenkategorie „teilweise ausgewertet“ hinzufügen.  ‍
• Themenzuordnung: Wie bereits angedeutet, bietet es sich an eine Spalte aufzunehmen, in der Ihr eine Themenzuordnung vornehmt, diese kann entweder anhand der Struktur der Arbeit oder tatsächlich inhaltlich erfolgen. Dabei ist es insbesondere bei Mehrfachzuordnungen wichtig, darauf zu achten, dass die Angabe stets einheitlich erfolgt. Denn nur bei einer einheitlichen Bezeichnung kann man die Spalten gut filtern, etwa indem man bei der Sortierung den Suchfilter auf “enthält” stellt, wenn man nach Quellen zu einem bestimmten Thema sucht. Eine weitere Möglichkeit zur Sortierung ist eine Spalte, welche eine Gewichtung nach Relevanz der Quelle beinhaltet. Dabei bietet sich beispielsweise die Verwendung des ein Skala von 1 bis 5 an, wobei 1 für „herausragend wichtige Quellen“ und 5 für „kaum bedeutende Quellen“ steht.